Erklärung zur Informationspflicht

Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Diese Website wird von IT Beratungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mbH, 1040 Wien, Schwindgasse 4/7 („wir“ bzw „uns“) betrieben. Diese Mitteilung beschreibt, wie wir, als datenschutzrechtlich Verantwortlicher, personenbezogenen Daten verarbeiten. Die Erklärung richtet sich an unsere bestehenden und ehemaligen Klienten, Lieferanten, Interessenten und potentielle zukünftige Klienten, sowie ihre jeweiligen Gesellschafter, Organe und sonstige Mitarbeiter. Des Weiteren wollen wir Besuchern unserer Website mitteilen, wie wir Ihre Daten verarbeiten.

  1. Kontakt mit uns

Wenn Sie per E-Mail-Kontakt mit uns aufnehmen und wir mit Ihnen über keine vertragliche Basis verfügen, werden Ihre angegebenen Daten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen maximal sechs Monate bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

  1. Welche Daten wir über Sie verarbeiten

Im Rahmen der Tätigkeiten, die wir in unserer Kanzlei ausüben, verarbeiten wir folgende Daten:

Klienten:

  • Stammdaten und Personenstammdaten von Klienten und derer Angehöriger
  • Daten iZm einer allfälligen Konzernstruktur
  • Unternehmensspezifische Daten des Klienten zur Erfüllung gesetzlicher Meldeverpflichtungen
  • Daten iZm der Durchführung der Buchhaltung und der Bilanzierung im Auftrag des Klienten
  • Daten iZm der Erstellung von Steuererklärungen im Auftrag des Klienten
  • Daten iZm der Durchführung von Due Diligences im Auftrag des Klienten
  • Daten iZm betriebswirtschaftlichen Auswertungen im Auftrag des Klienten
  • Daten iZm der Durchführung des Zahlungsverkehrs im Auftrag des Klienten
  • Daten iZm der Durchführung des Mahnwesens im Auftrag des Klienten
  • Daten iZm der Bereitstellung von ASP-Diensten
  • Daten iZm steuerlicher Spezialberatung
  • Daten iZm finanzstrafrechtlicher Beratung und Verteidigung inklusive Rechtsmittel
  • Daten iZm Unterstützung im gerichtlichen Finanzstrafverfahren gem § 199 FinStrG
  • Daten iZm Begleitung als Vertrauensperson
  • Daten iZm bestehenden Treuhandverhältnissen
  • Daten iZm Fremdgeschäftsführung
  • Daten iZm Stiftungsvorstand und Aufsichtstrat
  • Kontaktpersonen (Organe und sonstige Mitarbeiter) beim Klienten
  • Daten von bei der Leistungserbringung mitwirkender Dritter einschließlich Angaben über die Art der Mitwirkung
  • Für die Verrechnung an die Klienten erforderliche Leistungserfassungsdaten
  • Debitorenmanagement
  • Kostenrechnung
  • Sonderhauptbuchvorgänge (zB Einzelwertberichtigung, Wechselforderung, Anzahlung, Bankgarantie)
  • Leistungsspezifische Aufwände und Erträge
  • Stamm- und Personenstandsdaten der Dienstnehmer des Klienten
  • Daten der Dienstnehmer des Klienten für die Erfüllung sozialversicherungsrechtlicher Verpflichtungen
  • Daten der Dienstnehmer des Klienten für die Erfüllung arbeitsrechtlicher Verpflichtungen
  • Daten der Dienstnehmer des Klienten zur Gewährleistung arbeitsverfassungsrechtlicher Rechte
  • Daten der Dienstnehmer des Klienten iZm Mitarbeitervorsorge gemäß BMVG
  • Daten der Dienstnehmer des Klienten iZm Arbeitsverhältnis
  • Daten der Dienstnehmer des Klienten iZm Arbeitszeiterfassung
  • Daten der Dienstnehmer des Klienten iZm Entgeltberechnung /Einstufung/Lohnabrechnung
  • Daten der Dienstnehmer iZm Berechnung von Rückstellungen
  • Daten der Dienstnehmer iZm betrieblicher Organisation
  • Daten der Dienstnehmer des Klienten zur Ausbildung
  • Daten iZm der Bestellung/Beendigung einer organschaftlichen Funktion
  • Daten betreffend die Verhinderung der Funktionsausübung (nur von Funktionsträgern)
  • Gesetzliche und vertragliche Grundlagen der Berechnung der Funktionsentschädigung
  • Daten iZm Steuerberatung und Spezialberatung inklusive Rechtsmittel BFG und VwGH
  • Daten iZm steuerlich relevanten Terminen
  • Derzeitige und ehemalige Mitarbeiter des Klienten und Organwalter und sonstige Funktionsträger des Klienten
  • Alle Informationen zur Errichtung von Arbeitsverträgen iSd § 2 Abs 3 lit 1 WTBG 2017
  • Stammdaten der Gesellschafter des Klienten
  • Daten iZm Gesellschaftsverhältnis
  • Stammdaten Kooperationspartner des Klienten
  • Daten iZm Kapitalgeber des Klienten
  • Daten iZm wirtschaftsprüferischen Leistungen
  • Daten iZm von Klienten abgeschlossenen Verträgen

Website:

Im Zuge Ihres Besuches dieser Website erheb der Websitebetreiber bzw. Seitenprovider Daten über Zugriffe auf die Seite und speichert diese als „Server-Logfiles“ ab. Folgende Informationen werden protokolliert:

  • Besuchte Website
  • Datum und Uhrzeit des Aufrufs einer Seite auf unserer Website
  • Ihre IP-Adresse
  • Menge der gesendeten Daten in Byte
  • Name und Version Ihres Web-Browsers
  • verwendetes Betriebssystem
  • Quelle/Verweis, von welchem Sie auf die Seite gelangten
  • Ihre Aufenthaltsdauer

Lieferanten:

  • Stammdaten Lieferanten
  • Kontaktpersonen (Organe und sonstige Mitarbeiter) beim Lieferanten
  • Liefer- und Leistungsbedingungen
  • Daten zur Versicherung der Lieferung oder Leistung und zu ihrer Finanzierung
  • Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen, Bankdaten
  1. Cookies

Auf dieser Website werden sogenannte Cookies verwendet. Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die mit Hilfe des Browsers auf Ihrem Endgerät gespeichert werden kann, wenn Sie eine Website besuchen. Grundsätzlich werden Cookies verwendet, um Nutzern zusätzliche Funktionen auf einer Website zu bieten. Cookies können auf keine anderen Daten auf Ihrem Computer zugreifen, diese lesen oder verändern.

Die meisten der Cookies auf dieser Website sind sogenannte Session-Cookies. Sie werden automatisch gelöscht, wenn Sie unsere Website wieder verlassen. Dauerhafte Cookies hingegen bleiben auf Ihrem Computer, bis Sie sie manuell in Ihrem Browser löschen. Wir verwenden solche dauerhaften Cookies, um Sie wieder zu erkennen, wenn Sie unsere Website das nächste Mal besuchen.

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  1. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeiten:

Klienten:

  • zur Begründung, Verwaltung und Abwicklung der Geschäftsbeziehung
  • zur Stärkung der bestehenden Klientenbeziehung bzw zum Aufbau einer neuen Klientenbeziehungen oder dem Herantreten an Interessenten, einschließlich der Information über aktuelle Rechtsentwicklungen und unser Dienstleistungsangebot (Marketing)
  • im Falle einer bereits erfolgten Beauftragung zur internen Organisation und zum Schadensmanagement der Kanzlei

und soweit jeweils vom Klienten beauftragt:

  • zur Durchführung der Lohnverrechnung für Klienten (einschließlich monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung, monatliche und jährliche Meldungen an Behörden etc)
  • zur Durchführung der Finanz- und Geschäftsbuchhaltung für Klienten
  • zur Ausübung von Beratungs- und Vertretungstätigkeiten im Bereich des Steuerrechts und wirtschaftlichen Angelegenheiten
  • zur Beratung und Vertretung in Beitrags-, Versicherungs- und Leistungsangelegenheiten der Sozialversicherungen
  • zur Vertretung vor Verwaltungsgerichten und Verwaltungsbehörden und vor gesetzlich anerkannten Kirchen und Religionsgemeinschaften in Beitragsangelegenheiten und vor allen anderen behördlich tätigen Institutionen
  • zur sonstigen Beratung sowie zur Übernahme von Treuhandaufgaben und zur Verwaltung von Vermögen im Berechtigungsumfang des § 2 WTBG 2017
  • zu jeder beauftragten Aufgabe gemäß § 2 WTBG 2017
  • zur selbständigen Ausübung jener wirtschaftstreuhänderischen Arbeiten, die eine Zusicherungsleistung eines unabhängigen Prüfers erfordern, insbesondere die gesetzlich vorgeschriebene und jede auf öffentlichem oder privatem Auftrag beruhende Prüfung der Buchführung, der Rechnungsabschlüsse, der Kostenrechnung, der Kalkulation und der kaufmännischen Gebarung von Unternehmen, die mit oder ohne der Erteilung eines förmlichen Bestätigungsvermerkes verbunden ist
  • zur selbständigen Durchführung von sonstigen Prüfungen und vereinbarten Untersuchungshandlungen
  • zur pagatorischen Buchhaltung (Geschäftsbuchhaltung) einschließlich der Lohnverrechnung sowie zur kalkulatorischen Buchhaltung (Kalkulation), einschließlich der Beratung auf diesen Gebieten
  • zur Beratung und Hilfeleistung auf dem Gebiet der Rechnungslegung und des Bilanzwesens und zum Abschluss unternehmerischer Bücher
  • zur Erbringung sämtlicher Beratungsleistungen und Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem betrieblichen Rechnungswesen
  • zur Beratung betreffend Einrichtung und Organisation eines internen Kontrollsystems
  • zur Sanierungsberatung, insbesondere zur Erstellung von Sanierungsgutachten, zur Organisation von Sanierungsplänen, zur Prüfung von Sanierungsplänen und zur begleitenden Kontrolle bei der Durchführung von Sanierungsplänen
  • zur Beratung und Vertretung in Devisensachen (ohne Vertretung vor ordentlichen Gerichten)
  • zur Erstattung von Sachverständigengutachten auf den Gebieten des Buchführungs- und Bilanzwesens und auf jenen Gebieten, zu deren fachmännischer Beurteilung Kenntnisse des Rechnungswesens oder der Betriebswirtschaftslehre erforderlich sind
  • zur Ausübung jener wirtschaftstreuhänderischen Arbeiten, auf die in anderen Gesetzen mit der ausdrücklichen Bestimmung hingewiesen wird, dass sie nur von Buchprüfern oder Wirtschaftsprüfern gültig ausgeführt werden können
  • zur Übernahme von Treuhandaufgaben und zur Verwaltung von Vermögenschaften mit Ausnahme der Verwaltung von Gebäuden
  • zur Beratung in arbeitstechnischen Fragen
  • zur Tätigkeit als Mediator
  • sowie zu jeder beauftragten Aufgabe gemäß § 3 WTBG 2017
  • zur Tätigkeit als Unternehmensberater gemäß § 94 Z 74 GewO

Website:

  • Um Ihnen diese Website zur Verfügung zu stellen und um diese Website weiter zu verbessern und zu entwickeln
  • Um Ihnen monatlich wichtige Neuigkeiten im Rahmen unserer Info-Datenbank mitzuteilen
  • Um Ihnen Zugang zu unserem Klientenportal zu ermöglichen
  • Um Nutzungsstatistiken erstellen zu können
  • Um Angriffe auf unsere Website erkennen, verhindern und untersuchen zu können

Lieferanten:

  • Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen gegenüber dem Lieferanten
  • Führung der Lieferantenbuchhaltung

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten bei Ihnen selbst erheben, ist die Bereitstellung Ihrer Daten grundsätzlich freiwillig. Allerdings können wir unseren Auftrag nicht oder nicht vollständig erfüllen, wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen.

  1. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wenn Sie ein Interessent bzw. potentiell zukünftiger Klient sind, werden wir Ihre Kontaktdaten zum Zweck der Direktwerbung über den Weg der Zusendung elektronischer Post oder der telefonischen Kontaktaufnahme nur mit Ihrer Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) verarbeiten.

Wenn Sie unser Klient sind, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, weil dies erforderlich ist, um den mit Ihnen geschlossenen Vertrag zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Gegenüber unseren Lieferanten ist die Rechtsgrundlage ebenfalls das zugrunde liegende Vertragsverhältnis für die Lieferung oder die Dienstleistung.

Im Übrigen und hinsichtlich des Besuches unserer Website verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage unseres überwiegenden berechtigten Interesses, die unter Punkt 4 genannten Zwecke zu erreichen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und auf der gesetzlichen Grundlage des WTBG 2017 (Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO).

  1. Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten

Zu den oben genannten Zwecken werden wir Ihre personenbezogenen Daten an folgende Empfänger übermitteln:

  • von uns eingesetzte IT-Dienstleister sowie sonstige Dienstleister iZm Marketing-Aktivitäten,
  • Banken, iZm dem Bezahlen von Rechnungen unserer Lieferanten
  • Verwaltungsbehörden, Gerichte und Körperschaften des öffentlichen Rechtes,
  • Wirtschaftstreuhänder für Zwecke des Auditing,
  • Versicherungen aus Anlass des Abschlusses eines Versicherungsvertrages über die Leistung oder des Eintritts des Versicherungsfalles (z.B. Haftpflichtversicherung),
  • Klienten, soweit es sich um Daten der Gesellschafter, Organe und sonstigen Mitarbeiter des jeweiligen Klienten handelt,
  • Kooperationspartner und für uns tätige Rechtsvertreter,
  • vom Klienten bestimmte sonstige Empfänger (z.B. Konzerngesellschaften des Klienten),
  • zusätzlich im Falle von personenbezogenen Daten von Dienstnehmern unserer Klienten im Bereich der Lohnverrechnung:
    • Gläubiger des Dienstnehmers sowie sonstige an der allenfalls damit verbundenen Rechtsverfolgung Beteiligte, auch bei freiwilligen Gehaltsabtretungen für fällige Forderungen,
    • Organe der betrieblichen und gesetzlichen Interessensvertretung,
    • Versicherungsanstalten im Rahmen einer bestehenden Gruppen- oder Einzelversicherung sowie Mitarbeitervorsorgekassen (MVK),
    • mit der Auszahlung an den Dienstnehmer oder an Dritte befasste Banken,
    • Betriebsärzte und Pensionskassen,
    • Mitversicherte und
  • zusätzlich im Bereich der Finanz- und Geschäftsbuchhaltung für Klienten:
    • Inkassounternehmen zur Schuldeneintreibung,
    • Banken im Auftrag des Klienten,
    • Factoring-Unternehmen, Zessionare und Leasingunternehmen.

Manche der oben genannten Empfänger können sich außerhalb Österreichs befinden oder Ihre personenbezogenen Daten außerhalb Österreichs verarbeiten. Das Datenschutzniveau in anderen Ländern entspricht unter Umständen nicht jenem Österreichs. Wir setzen daher Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass alle Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau bieten. Dazu schließen wir beispielsweise Standardvertragsklauseln (2010/87/EC und/oder 2004/915/EC) ab. Diese sind auf Anfrage verfügbar (siehe Punkt 9).

Als Verantwortlicher im Sinne des Art. 13 der DSGVO haben wir mit unseren Auftragsverarbeitern eine Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

  1. Dauer der Speicherung

Wir werden Ihre Daten in Zusammenhang mit unserer Website grundsätzlich für eine Dauer von drei Monaten speichern. Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit dies erforderlich ist, um festgestellte Angriffe auf unsere Website zu untersuchen.

Alle weiteren personenbezogenen Daten behalten wir bis zur Beendigung der Geschäftsbeziehung im Rahmen derer wir Ihre Daten erhoben haben oder bis zum Ablauf der anwendbaren gesetzlichen Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen; darüber hinaus bis zur Beendigung von allfälligen Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden. Soweit Sie ein Klient, ehemaliger Klient, Interessent bzw. potentiell zukünftiger Klient oder eine Kontaktperson bei einer der Vorgenannten sind, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke des Marketings bis zu Ihrem Widerspruch oder dem Widerruf Ihrer Einwilligung, soweit die Marketingmaßnahme auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt.

  1. Ihre Rechte im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten

Sie sind unter anderem berechtigt (unter den Voraussetzungen anwendbaren Rechts),

  • zu überprüfen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben und Kopien dieser Daten zu erhalten,
  • die Berichtigung, Ergänzung oder das Löschen Ihrer personenbezogenen Daten, die falsch sind oder nicht rechtskonform verarbeitet werden, zu verlangen,
  • von uns zu verlangen, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken,
  • unter bestimmten Umständen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen oder die für das Verarbeiten zuvor gegebene Einwilligung zu widerrufen, wobei ein Widerruf die Rechtsmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt,
  • Datenübertragbarkeit zu verlangen, soweit Sie unser Klient sind,
  • die Identität von Dritten, an welche Ihre personenbezogenen Daten übermittelt werden, zu kennen und
  • bei der zuständigen Behörde Beschwerde zu erheben.
  1. Unsere Kontaktdaten

Sollten Sie zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Fragen oder Anliegen haben, wenden Sie sich bitte an uns:

IT Beratungs- und
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mbH

Schwindgasse 4/7
1040 Wien

T (+43 -1) 503 58 70
F (+43-1) 503 58 70 – 15
E office@it-pruefung.co.at

Zuletzt aktualisiert am 23.05.2018